Perlu diketahui bahwa sebagian besar software HRIS telah menyediakan fitur-fitur inti tersebut. Sebelum memutuskan untuk melakukan transformasi digital dengan mengganti software HR ke perangkat yang baru, perusahaan dan manajemen HR perlu mempertimbangkan banyak hal.
FITUR INTI SEMUA HRIS
Fungsi-fungsi Human Resources Information System (HRIS) perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk mengintegrasikan software ke perusahaan, misalnya:
Database
Salah satu fungsi utama HRIS adalah menyimpan data-data ketenagakerjaan. Perannya sebagai pusat data tidak pernah tergantikan, bahkan sejak manajemen HR pertama kali diperkenalkan. HRIS harus mampu menyediakan fasilitas penyimpanan data tenaga kerja yang bisa diakses secara mudah dan komprehensif. Tak hanya itu, pusat data tersebut juga harus bisa diintegrasikan dengan modul-modul HRIS lainnya untuk memberikan pengalaman terbaik pada end-users, dalam hal ini karyawan.
Payroll
Komponen vital lainnya dari HRIS adalah fitur pemrosesan payroll karyawan. Fitur ini lazimnya berkesinambungan dengan modul lain dalam HRIS seperti absensi, data tenaga kerja, dan manajemen kinerja. Selain mudah dan akuntabel, fitur proses payroll harus memperhatikan akurasi dan keamanan karena akan sangat berpengaruh terhadap perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung. Survei menunjukkan bahwa menghitung payroll dengan cara-cara manual akan meningkatkan error rate hingga 8 persen.
BENEFIT
Selain payroll, fitur wajib HRIS lainnya adalah proses benefit karyawan seperti layanan kesehatan dan jaminan hari tua. Beberapa perusahaan juga memberikan benefit-benefit lain seperti olahraga, bantuan melahirkan, dan rekreasi. HRIS yang dibangun harus mampu mengakomodir semua plafon benefit yang disediakan oleh perusahaan dan dapat diakses secara mudah dan praktis. Layanan ini juga seringkali diintegrasikan dengan payroll untuk melakukan potongan-potongan atau tambahan-tambahan tertentu. Oleh karena itu, basis data dan kemampuan integrasi yang dimiliki software harus kuat untuk bisa mendukung kebutuhan tersebut.
HR Self Service
Tak hanya mempermudah pekerjaan HR, modul HRIS juga harus mampu memberikan layanan self-service pada semua karyawan. Hal ini guna mengurangi beban HR sekaligus memberikan kebebasan akses data pribadi untuk setiap karyawan. Contoh sederhananya adalah akses ke slip gaji yang kerap digunakan untuk keperluan-keperluan kredit atau persuratan.
Absensi dan Manajemen Jam Kerja
Pengelolaan absensi dan jam kerja karyawan adalah bagian vital dari pekerjaan HR. Apalagi untuk industri yang bergerak dengan sistem multiple shift atau 7 x 24 jam. Jika HRIS perusahaan tidak mendukung integrasi dengan sistem payroll dan modul lainnya, maka staff administrasi HR akan kewalahan untuk melakukan proses tersebut.
Sehingga banyak penyedia layanan software HR berlomba-lomba untuk menyediakan berbagai fitur tambahan, antara lain:
Sesuaikan Software Dengan Kebutuhan
Hadirnya software HRIS berbasis cloud memberikan nuansa baru terhadap manajemen HR. Teknologi cloud memungkinkan data untuk diakses oleh seluruh tim HR kapan pun dan di mana pun. Software berbasis cloud sendiri dianggap sebagai opsi yang lebih murah jika dibandingkan dengan software on-premise.
Oleh karena itu, software ini cocok bagi perusahaan yang tidak banyak menggelontorkan dana untuk membangun softwarenya sendiri. Tidak hanya itu, software cloud juga sangat cocok untuk perusahaan besar.
Tracking Absensi Secara Real Time
Penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kebutuhan tracking kehadiran secara real-time. Software HRIS sangat mendukung fungsi ini dan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja hingga 14 persen dibandingkan menggunakan sistem absensi manual seperti fingerprint dan kartu absen.
Kalkulasi absen yang presisi juga membantu HR dalam meningkatkan akurasi dalam perhitungan payroll. Selain itu, rekap absensi menjadi lebih cepat, mudah dan transparan, sehingga menjaga kredibilitas kerja HR. Bayangkan saja, perhitungan payroll yang membutuhkan waktu 20 menit saja per periode. Tidak hanya itu, dengan skema automasi absensi, karyawan dilibatkan dalam proses check and recheck atas data kehadirannya sendiri.
Fitur Reporting Terpadu
Software HRIS diharapkan mampu untuk memberikan laporan ketenagakerjaan secara lengkap dan komprehensif.Sehingga ujungnya mampu mendorong produktivitas. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan yang ingin mentransformasikan proses HR-nya untuk memilih HRIS yang memberikan fitur automated reporting.
Teknologi Mobile
Automasi HR juga harus bisa diakses secara mobile, di mana pun dan kapan pun. Teknologi HRIS berbasis mobile pun harus mendukung fungsi self-service karyawan. Sehingga secara tidak langsung meningkatkan keterlibatan karyawan dalam kegiatan HR.
KESIMPULAN
Kebutuhan perusahaan atas segala fitur HR, selain mempertimbangkan fitur inti yaitu pengelolaan tenaga kerja, juga perlu mempertimbangkan kesesuaian dengan bisnis dan di industri. Contohnya industri manufaktur yang lebih membutuhkan fitur absensi dan penjadwalan shift yang kuat. Sementara industri lain seperti rektor riil lebih membutuhkan kredibilitas HRIS dari segi proses payroll.
Anda dapat mengundang kami juga untuk presentasi Software HRIS ini ke kantor Anda. Hubungi kami di 0819950302077 atau info@akuntanesia.id sekarang juga. Kami siap membantu setiap permasalahan Software HRIS di kantor Anda.
