Payroll adalah pengelolaan administrasi penggajian yang mencakup perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan. Proses Software Payroll Karyawan dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan aplikasi atau software online.
Software Payroll Karyawan
Software Payroll Karyawan manual melibatkan peran sentral admin HR/Finance dalam pencatatan, perhitungan, hingga pembayaran gaji. Admin penggajian mengelola data karyawan, menghitung gaji, membuat dan mengedarkan slip gaji, hingga melakukan pembayaran gaji.
Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu dan menghabiskan puluhan jam kerja. Semakin banyak karyawan, proses payroll juga semakin lama. Itu sebabnya, payroll manual tidak efisien jika diterapkan untuk perusahaan besar.
Karena seluruhnya dikerjakan oleh admin, risiko human error dalam kalkulasi gaji manual juga tinggi, sekalipun menggunakan rumus hitung di spreadsheet. Salah hitung komponen atau salah memasukkan data dapat berakibat keliru menghitung gaji karyawan.
Cara membuat payroll gaji secara umum melibatkan proses berikut:
- Mengumpulkan data penggajian yang relevan, seperti rekap kehadiran dan jam lembur. Data tersebut digunakan sebagai variabel hitung tunjangan kehadiran dan upah lembur.
- Menghitung setiap komponen gaji, baik yang sifatnya teratur (gaji, tunjangan tetap) maupun tidak teratur (bonus, THR), dan membuat daftar gaji karyawan. Jika perusahaan memberikan tunjangan pajak, maka perlu dihitung lebih dulu besaran tunjangan PPh 21 tersebut.
- Membuat formulir slip gaji dan menghitung gaji bersih karyawan setelah dikurangi potongan iuran BPJS, asuransi, dan pajak PPh 21.
- Membayar gaji karyawan sesuai dengan slip gaji secara langsung atau melalui bank.
- Sistem payroll perusahaan dengan aplikasi online memungkinkan semua proses di atas dapat dilakukan lebih cepat, dan bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Proses menghitung payroll dilakukan secara otomatis oleh kalkulator online, sehingga tidak membutuhkan banyak campur tangan admin penggajian.
Sistem Software Payroll Karyawan
Dalam menerapkan sistem payroll, akan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan diketahui, seperti:
1. Jumlah Jam Kerja
Jumlah jam kerja tetap perlu diketahui sesuai dengan kebijakan perusahaan, bahkan potongan gaji dan perhitungan jam lembur perlu diketahui untuk menunjang proses penggajian.
2. Tunjangan
Ada berbagai macam tunjangan yang diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan, termasuk tunjangan hari raya yang paling umum diberikan pada seluruh karyawan. Maka, perusahaan dan karyawan dapat mengetahui besaran THR tersebut untuk diolah kedalam sistem payroll.
3. Pajak Penghasilan PPh 21
Pajak yang dimaksudkan disini adalah pajak yang akan dibayarkan kepada pemerintah. Aturan potongan pajak tersebut diatur oleh pemerintah dan akan dimasukkan dalam penggajian agar para karyawan dapat menyelesaikan kewajiban pajak.
4. Tahapan Proses Payroll
Dalam memproses payroll, maka ada beberapa tahapan yang dilewati dimulai dengan:
5. Menetapkan Aturan Serta Kebijakan Payroll
Seperti jumlah bersih yang harus dibayar dipengaruhi oleh banyak faktor. Berbagai kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, kebijakan kehadiran, dan lain-lain ikut berperan pada saat itu.
Sebagai langkah pertama, kebijakan tersebut perlu didefinisikan dengan baik dan disetujui oleh manajemen untuk memastikan proses penggajian standar.
Proses penggajian melibatkan interaksi dengan banyak departemen dan personel. Bisa ada informasi seperti data revisi gaji tengah tahun, data kehadiran, dan sebagainya.
6. Input Validation
Setelah input diterima, Anda perlu memeriksa validitas data terkait kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, matriks otorisasi/persetujuan, format yang benar, dan lain-lain. Anda juga perlu memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewat dan tidak ada catatan karyawan tidak aktif yang disertakan untuk pembayaran gaji.
7. Kalkulasi Payroll
Pada tahap ini, data input yang divalidasi dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk pemrosesan penggajian yang sebenarnya. Hasilnya adalah gaji bersih setelah menyesuaikan pajak yang diperlukan dan pengurangan lainnya.
Setelah proses penggajian selesai, selalu merupakan praktik yang baik untuk merekonsiliasi nilai dan memverifikasi keakuratan untuk menghindari kesalahan.
Manfaat Menggunakan Software Payroll Karyawan
Software Payroll Karyawan memotong waktu kerja, meningkatkan akurasi, dan menghemat biaya perusahaan. Dengan sedikit sumber daya, perangkat lunak ini dapat diandalkan untuk menyelesaikan penggajian ratusan karyawan perusahaan dengan risiko error yang sangat minim.
1. Menghitung kehadiran
Software Payroll Karyawan menggunakan data kehadiran karyawan untuk menghitung tunjangan kehadiran, seperti uang makan atau transport. Data kehadiran juga dipakai sebagai dasar perhitungan gaji karyawan lepas harian, di mana upahnya dibayarkan berdasarkan jumlah hari bekerja.
Data kehadiran dapat diperoleh dari mesin absensi sidik atau dari Software Payroll Karyawan mobile. Jika menggunakan Software Payroll Karyawan Omegasoft by Akuntanesia, maka data kehadiran karyawan tinggal diimpor dari Software Payroll Karyawan Talenta atau dari mesin fingerprint. Proses ini lebih praktis dibanding rekap manual.
2. Menghitung lembur
Salah satu bagian dari payroll karyawan adalah menghitung uang lembur berdasarkan data jam lembur karyawan. Perhitungan ini menggunakan rumus hitung upah lembur yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah, dengan menggunakan upah per jam sebagai basis pengali.
Software Payroll Karyawan menyederhanakan proses ini. Dengan menggunakan data jam lembur karyawan, sistem di aplikasi akan menghitung otomatis upah lembur karyawan. Software Payroll Karyawan Talenta dapat mencatat jam lembur karyawan, lalu data tersebut diimpor ke Omegasoft by Akuntanesia untuk perhitungan upahnya.
3. Menghitung THR dan bonus
Software Payroll Karyawan juga dapat menghitung jenis penghasilan karyawan yang bersifat tidak teratur, seperti tunjangan hari raya (THR) keagamaan dan bonus karyawan.
Omegasoft by Akuntanesia memiliki kalkulator THR untuk menghitung tunjangan ini sesuai ketentuan pemerintah, yaitu berdasarkan data masa kerja. Karyawan yang masa kerjanya 12 bulan atau lebih mendapat THR 1 bulan upah, dan karyawan yang masa kerjanya kurang dari 12 bulan mendapat THR proporsional sebesar masa kerja/12 x upah sebulan.
Sedangkan perhitungan bonus dapat menggunakan data hasil penilaian kinerja atau produktivitas karyawan.
4. Menghitung BPJS
Menghitung BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan juga bisa menggunakan Software Payroll Karyawan. Sistem perangkat lunak akan menggunakan data gaji karyawan sebagai dasar perhitungan dengan menerapkan persentase iuran BPJS yang ditetapkan pemerintah.
Payroll system Omegasoft by Akuntanesia dapat menghitung tunjangan BPJS yang diberikan perusahaan maupun premi BPJS yang harus dipotong dari gaji karyawan. Proses ini berjalan otomatis dengan kalkulator online dan hasilnya muncul di slip gaji karyawan.
5. Menghitung gaji
Perhitungan gaji karyawan paling pokok adalah menghitung gaji itu sendiri, baik gaji saja atau gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Software Payroll Karyawan memudahkan perhitungan gaji untuk karyawan tetap, karyawan kontrak, maupun karyawan lepas.
Software online Omegasoft by Akuntanesia tidak hanya menghitung penggajian karyawan tetapi juga membantu admin dalam pembukuan gaji dan membuat Talenta beban gaji perusahaan. Jadi, Software Payroll Karyawan ini juga dapat membantu menata administrasi gaji di perusahaan lebih rapi.
6. Menghitung pajak karyawan
Menghitung pajak penghasilan karyawan merupakan salah satu pekerjaan yang paling rumit dalam penggajian dan menghabiskan waktu. Selain itu, perhitungan PPh 21 harus mengikuti peraturan perpajakan yang kerap berubah. Namun, semua masalah ini bisa dibereskan dengan Software Payroll Karyawan.
Omegasoft by Akuntanesia memiliki kalkulator pajak untuk menyelesaikan perhitungan PPh 21 karyawan dengan metode gross, gross up, dan nett. Software ini juga bisa menghitung otomatis tunjangan pajak PPh 21 yang diberikan perusahaan, tanpa perlu rumus hitung manual.
7. Membuat slip gaji dan membayar gaji
Software Payroll Karyawan juga memudahkan admin penggajian menyusun slip gaji tanpa perlu form Excel lagi. Slip gaji online sangat praktis, lebih aman, dan lebih mudah diakses karyawan pada tanggal penggajian.
Adapun hal yang banyak membuat sistem payroll banyak digunakan oleh perusahaan adalah karena sistem ini sangat terstruktur. Hadirnya berbagai software payroll dalam mengelola gaji karyawan membuat tim HR dapat membuat proses pemberian gaji menjadi lebih efektif, terlebih pada perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Di samping itu, penggunaan sistem payroll juga memiliki manfaat sebagai berikut:
8. Mengurangi risiko human error
Seperti yang kamu ketahui, perhitungan gaji bukanlah hal yang mudah. Tak jarang proses penggajian yang dilakukan dengan cara lama bisa menyebabkan kekeliruan seperti salah perhitungan.
Banyaknya jumlah karyawan membuat tim HR membutuhkan sistem yang bisa mempermudah dalam memproses penggajian. Populernya sistem payroll ini membuat banyaknya software pendukung bermunculan. Sehingga dapat membantu proses penggajian dan meminimalisir terjadinya kesalahan.
9. Proses perhitungan lebih akurat
Dengan menggunakan Software Payroll Karyawan, perhitungan pembayaran gaji dapat dilakukan secara terstruktur dan detail, mulai dari pembayaran pajak, pemotongan denda, hingga pembayaran gaji bersih. Sehingga dapat menghasilkan slip gaji yang akurat.
10. Mempermudah pelaporan kepada pemerintah
Selain menghasilkan perhitungan yang akurat, sistem payroll juga mempermudah perusahaan dalam membuat laporan penggajian yang nantinya akan diserahkan ke pemerintah. Hal-hal yang harus diperhatikan saat menerima gaji melalui Software Payroll Karyawan.
11. Kehadiran
Adapun hal pertama yang harus selalu kamu perhatikan adalah kesesuaian antara jumlah gaji yang diterima dengan data kehadiran kamu. Coba cek apakah kamu pernah tidak masuk tanpa kabar atau absenmu ada yang tidak tercatat. Karena hal ini dapat berpengaruh terhadap gaji yang diterima.
12. Potongan/denda
Selain kehadiran atau absensi, jangan lupa cek potongan atau denda yang mungkin kamu terima. Hal ini biasanya terjadi karena ketidak hadiran atau denda yang disebabkan kesalahan di tempat kerja.
13. Bonus
Naah, yang satu ini merupakan kesukaan kita semua. Bagi kamu yang merasa punya kinerja baik atau sering berhasil mencapai target dari perusahaan, jangan lupa juga mengecek bagian bonus.
14. Uang lembur
Jika kamu sering mengambil tugas lembur atau kerja di akhir pekan. Penting untuk kamu memperhatikan uang lembur atau uang insentif. Pada sistem payroll biasa bagian ini juga dicantumkan secara mendetail di bagian slip gaji.
15. Biaya asuransi
Biaya atau iuran asuransi merupakan hal yang tidak bisa kamu kesampingkan. Dengan memperhatikan bagian ini, kamu dapat mengecek apakah perusahaanmu tetap melaksanakan kewajibannya untuk memberikan tunjangan kesehatan atau tidak.
Gunakan Talenta Aplikasi Payroll Terbaik
Selain Software Payroll Karyawan, software payroll Omegasoft by Akuntanesia juga memudahkan pembayaran gaji karyawan lewat fitur e-banking yang terintegrasi. Dengan satu kali klik di aplikasi, gaji seluruh karyawan akan masuk ke rekening masing-masing, tak perlu repot transfer satu per satu.
Omegasoft by Akuntanesia adalah Software as a Service (SaaS) yang praktis dan efisien, karena langsung dapat digunakan untuk menjalankan sistem penggajian payroll karyawan tanpa perlu install dan update. Cukup dengan mendaftar berlangganan, kamu dapat menggunakan aplikasi penggajian berbasis web ini di mana saja dan kapan saja.
Anda dapat mengundang kami juga untuk presentasi Software Payroll Omegasoft ini ke kantor Anda. Hubungi kami di 081995302077 atau info@akuntanesia.id sekarang juga. Kami siap membantu setiap permasalahan Software Penggajian di kantor Anda.
