Payroll adalah proses dimana perusahaan selaku pemberi kerja membayar hak seorang karyawan untuk pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Proses payroll yang efektif dan efisien memastikan bahwa karyawan dibayar secara akurat dan konsisten.
Tim Human Resource Department (HRD) adalah tim yang bertanggung jawab langsung terhadap pengelolaan karyawan, termasuk gaji karyawan itu sendiri dan terkait langsung dengan proses payroll.
Seiring dengan kemajuan teknologi di dunia, muncullah berbagai macam sistem yang membantu bisnis. Software payroll adalah salah satunya. Software payroll bukan sembarang software. Software tersebut mampu mempermudah kinerja tim HRD dan perusahaan dengan cermat dan tepat.
Jangan Salah, Ini Tahapan Mengelola Gaji dengan Software Payroll
Apa itu Software Payroll?
Sistem software payroll adalah program software yang dirancang untuk mengatur semua tugas pembayaran gaji karyawan dan pengarsipan pajak. Tugas-tugas ini termasuk melacak absensi menghitung upah, perhitungan pajak, mencetak slip gaji dan mengirimkan gaji, hingga membuat laporan.
Semua perhitungan dalam software payroll berjalan sistematis dan otomatis sesuai aturan dan undang-undang yang berlaku di Indonesia mengenai ketenagakerjaan. Sebagian besar software payroll secara otomatis diperbarui setiap kali undang-undang atau aturan mengenai pajak berubah. Sehingga perhtiungan yang dilakukan pun tepat dan cermat.
Fungsi Software Payroll
Software payroll memiliki beberapa fungsi utama yang harus berjalan sejajar dengan kinerja HRD. Harap menjadi catatan bahwa software payroll bukanlah pengganti dari HRD, melainkan berperan sebagai asisten HRD untuk melaksanakan fungsi-fungsi tertentu. Fungsi dari software payroll adalah:
- Mempermudah pendataan HRD
- Mengelola dan menghitung gaji karyawan
- Membantu perhitungan pajak dan iuran tertentu
- Membuat data absensi, laporan gaji, dan laporan lainnya.
- Mencetak laporan tertentu untuk kepentingan pengambilan keputusan
Semua fungsi dari software payroll semakin lama akan memberi manfaat yang besar bagi perusahaan. Mengapa dikatakan manfaat besar? Karena manfaat tersebut secara langsung mempengaruhi kinerja perusahaan lebih efektif dan efisien. Keuntungan yang semakin tinggi pun bukan lagi bayangan semu ketika perusahaan mampu menjalankan bisnisnya dengan efektif dan efisien.
Manfaat Software Payroll
Perhitungan dan pengolahan gaji karyawan merupakan kegiatan tim HRD yang paling memakan waktu. Dengan menggunakan software payroll, perusahaan dan tim HRD akan menikmati berbagai macam manfaat untuk proses payroll bulanan.
Menghindari Kesalahan
Proses payroll rawan kesalahan oleh manusia saat dilakukan secara manual. Kesalahan perhitungan gaji akan menyebabkan kekecewaan dari karyawan yang membawa kehilangan kepercayaan atas perusahaan itu sendiri. Otomatisasi pada software payroll akan menghindari perhitungan dan pengolahan gaji karyawan. Gaji bulanan karyawan pun terhitung secara akurat.
Menghemat waktu
Perhitungan dan pengolahan melibatkan berbagai macam komponen dari data karyawan, seperti besar gaji yang berbeda tiap jabatan, iuran BPJS kesehatan potongan pajak, absensi, dan sebagainya. Sinkronisasi semua komponen tersebut akan berlangsung sangat lama dan melelahkan jika dilakukan secara manual.
Dengan software payroll, tim HRD akan cepat untuk menginstansiasi komponen tersebut dengan saling terkait satu sama lain, sehingga perhitungan dan pengelolaan pun berjalan lebih cepat.
Akuntanesia.ID Siapkan Sistem Penggajian Karyawan Yang Optimal
Menyimpan Data Karyawan Lebih Rapi
Software payroll memungkinkan organisasi kegiatan dan penyimpanan data lebih efisien. Penyimpanan atau karyawan file data secara manual rentan akan resiko kerusakan dan kesalahan.
Data pada karyawan meliputi gaji, sertifikat atau karyawan nomor, alamat, riwayat penyakit, dan lain-lain. Kehadiran software payroll memungkinkan perusahaan untuk menyimpan semua data digital menggunakan server. Aplikasi software payroll perusahaan juga lebih ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas (paperless).
Kerahasiaan Dijamin
Seperti yang diketahui, data dan elemen dari gaji karyawan adalah hal yang bersifat rahasia. Sering kali terjadi manipulasi data gaji karyawan oleh orang yang tak bertanggung jawab atau peretasan dari pihak luar perusahaan.
Sistem payroll melindungi semua data yang tersimpan di dalam cloud atau server. Data-data yang tersimpan akan diproteksi dengan keamanan berlapis yang dirancang oleh rangkaian kode sistematis. Akses untuk data karyawan hanya dibatasi untuk orang-orang tertentu yang memiliki kepentingan.
Membangun Transparansi
Software payroll juga menjembatani antara HRD, pimpinan perusahaan, dan karyawan untuk mengetahui perhitungan gaji masing-masing sesuai perhitungan gaji yang bersangkutan. Semua sistem dirancang rahasia dengan tingkat keamanan tinggi.
Namun, karyawan dapat melihat perhitungan gaji mereka jika dibutuhkan dengan jelas dan runtut sehingga tim HRD menjadi jauh lebih transparan dalam pengelolaan gaji. Pencarian data lain semisal absensi pun dapat dengan cepat dan jelas terlihat pada software payroll.
Meningkatkan Fokus HRD
Tim HRD akan sangat terfasilitasi oleh kehadiran software payroll. Hal ini karena semua tugas-tugas administrasi yang menyita waktu lama dan rawan kesalahan manusia.
Software Payroll akan meningkatkan kinerja perusahaan secara otomatis karena tidak perlu repot mengurusi kekeliruan yang dihasilkan perhitungan payroll manual. Staf HRD akhirnya memiliki banyak waktu untuk lebih fokus pada pengembangan kinerja karyawan.
Segera Alokasi Kompensasi Jika Ingin Merekrut Payroll Specialist
Beralih Menggunakan Software Payroll Omegasoft
Semua aturan yang kaku dan memakan waktu dari perhitungan payroll manual akan memperlambat produktivitas perusahaan.
Tidak semua perusahaan mampu dan memiliki sumber daya manusia yang dapat membangun sistem software payroll mereka sendiri. Perusahaan pun harus mencari cara bagaimana jalan untuk memecahkan masalah payroll bulanan.
Beruntungnya, kini banyak bertebaran penyedia software payroll yang siap untuk membantu tim HRD dan perusahaan. Perusahaan dapat memilih penyedia software yang berpengalaman penuh dalam menangani software payroll. Tertarik untuk menggunakan software payroll untuk perusahaan namun tidak mampu untuk mengembangkannya?
Anda dapat mengundang kami juga untuk presentasi Software Payroll Omegasoft ini ke kantor Anda. Hubungi kami di 0819950302077 atau info@akuntanesia.id sekarang juga. Kami siap membantu setiap permasalahan Software Payroll Omegasoft di kantor Anda.
