Dalam dunia bisnis, proses penagihan penjualan dapat dilakukan secara sekaligus atau bertahap. Seiring kemajuan teknologi, prosesnya pun tidak lagi rumit. Proses penagihan penjualan secara bertahap dapat dilakukan dengan membuat proforma invoice.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan salah satu jenis faktur penjualan. Seperti yang telah diketahui, faktur penjualan adalah bukti transaksi setelah melakukan pembayaran barang atau jasa yang dibeli. Faktur penjualan digunakan perusahaan atau penjual untuk berkomunikasi dengan konsumennya tentang jumlah jatuh tempo atas transaksi penjualan yang dilakukan.
Keberadaan faktur ini sangat penting karena merupakan bukti untuk pelaporan atau pencatatan atas transaksi yang dilakukan. Namun, berbeda dengan jenis-jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma diberikan sebelum produk atau jasa diberikan. Oleh sebab itu, proses penagihannya dapat dilakukan secara bertahap.
Apa Itu Proforma Invoice?
Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, proforma invoice termasuk salah satu jenis faktur penjualan yang digunakan untuk melakukan penagihan penjualan secara bertahap. Faktur penjualan proforma biasanya digunakan dalam praktik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran.
Proforma invoice digunakan perusahaan untuk melakukan proses penagihan secara bertahap atau untuk memecah sebuah faktur tagihan penjualan menjadi beberapa faktur penjualan. Penerimaan pembayaran untuk invoice ini dapat dilakukan menggunakan sistem cicilan sesuai nominal yang ditentukan.
Contoh kasusnya adalah saat kontraktor mendapatkan proyek yang terbagi dalam beberapa tahap. Kontraktor mendapatkan uang muka sebelum proyek tersebut dimulai. Proses penagihan selanjutnya dilakukan bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian proyek.
Penagihan bisa dilakukan menggunakan invoice ini selama proyek masih berlangsung. Kontraktor tetap dapat mengirim tagihan untuk nama proyek yang sama. Lalu pembayarannya disesuaikan dengan sampai tahap mana proyek tersebut berjalan.
Sesuai contoh kasus di atas, proyek yang diberikan belum selesai atau masih berjalan, tetapi kontraktor mendapatkan uang muka untuk proyek tersebut dan tetap mengirim tagihan sesuai tahap yang dikerjakan. Kontraktor dapat menggunakan faktur penjualan ini untuk melakukan penagihan.
Unsur-unsur dalam Faktur Proforma
Faktur penjualan proforma sering dianggap sebagai proposal penjualan karena dibuat ketika penjualan masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi. Proses penagihan faktur penjualan proforma dikirimkan ke klien potensial lebih awal dari faktur pada umumnya sebelum penjualan dan pembayaran dilakukan. Oleh sebab itu, faktur penjualan proforma biasanya mencakup unsur-unsur berikut ini:
- Nama dan deskripsi produk atau layanan.
- Harga, bunga (jika ada), kuantitas, tarif pajak, jumlah pajak, jumlah total.
- Rincian pembayaran, seperti nomor rekening bank.
- Tanggal faktur proforma dan tanggal jatuh tempo (jika disetujui).
- Info penjualan dan pemasaran.
Cara Membuat Proforma Invoice
Dengan pembuatannya yang sebelum penjualan terjadi, maka informasi yang tercantum dalam proforma invoie tentu berbeda dengan faktur penjualan, seperti sifat produk, layanan yang disiapkan, akomodasi, dan lain sebagainya. Jadi hal yang ditekankan dari proforma invoice adalah penilaian awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan pada biaya tagihannya.
Untuk mempermudah menagih penjualan secara bertahap, Anda bisa memanfaatkan fitur Faktur proforma pada software Accurate Accounting. Fitur Proforma invoice terdapat pada Accurate Accounting dan dapat digunakan melalui menu Penjualan. Perlu diingat bahwa sebelum dapat menggunakan fitur pro-forma, harus melakukan pengajuan fitur proforma terlebih dahulu kepada pihak Accurate Accounting.
Berikut adalah cara untuk membuat proforma invoice menggunakan aplikasi Accurate Accounting:
- Klik menu “Penjualan”.
- Klik “Nomor Invoice” pada tab “Faktur Penjualan”.
- Klik “Tindakan”.
- Klik “Buat Proforma Invoice”.
- Isi informasi Proforma Invoice. Fitur proforma hanya dapat mengubah kuantitas, harga satuan produk, dan diskon per baris.
- Setelah itu form Proforma Invoice yang dibuat statusnya akan menjadi open.
- Untuk melihat riwayat Proforma, klik “Nomor Invoice”.
- Di bawah terdapat tab Proforma Invoice yang sudah dibuat sebelumnya.
Demikianlah penjelasan singkat mengenai proses penagihan penjualan secara bertahap menggunakan proforma invoice. Ingin membuat faktur dengan cepat dan mudah? Anda dapat menggunakan software akuntansi. Salah satu software akuntansi yang dapat membantu Anda membuat faktur adalah Accurate Accounting by Akuntanesia.ID.
Accurate Accounting menyediakan template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan keperluan bisnis Anda. Melalui menggunakan Accurate Accounting, Anda juga dapat mengirimkan faktur secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, faktur Accurate Accounting juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak perlu repot lagi.
Software Accurate Accounting by Akuntanesia.ID dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Informasi dan Pemesanan Software Akuntansi
Anda dapat mengundang kami juga untuk presentasi Software Akuntansi Accurate System ini ke kantor Anda. Hubungi kami di 081995302077 atau info@akuntanesia.id sekarang juga. Kami siap membantu setiap permasalahan Software Akuntansi di kantor Anda.
