Kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja adalah memberi gaji kepada karyawan. Jumlah karyawan dalam suatu perusahaan sangatlah banyak dan membutuhkan waktu untuk mengolah, menghitung, dan mentransfer gaji kepada semua karyawan dengan tepat waktu.
Masalah seperti terlambat mengirim gaji dan kekeliruan hitung pun tak terelakkan. Untungnya kini ada aplikasi gaji karyawan yang mempermudah HRD dalam urusan pembayaran gaji. Seperti apa cara kerjanya? Mari simak pembahasan dari Akuntanesia di bawah ini!
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi gaji karyawan adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang sedemikian rupa untuk membayar gaji karyawan. Sayangnya, beberapa perusahaan masih bertahan dengan menggunakan rumus excel untuk menghitung gaji. Padahal, cara tersebut tidaklah efisien. Berapa banyak rumus excel yang harus digunakan?
Komponen gaji karyawan berupa jabatan, posisi, pajak, jumlah tanggungan, nomor rekening, dan lainya harus dipastikan sudah tepat. Selain itu, gaji yang selesai dihitung tidak bisa otomatis langsung ditransfer ke rekening karyawan. Akan lebih mudah jika perusahaan menggunakan aplikasi gaji karyawan.
Proses Penggajian dalam Perusahaan
Sebelum lebih lanjut mengetahui bagaimana cara kerja aplikasi, sebaiknya terlebih dahulu mari memahami bagaimana proses penggajian dalam perusahaan. Banyak perusahaan memiliki sistem yang berbeda dalam penggajian. Namun, di bawah ini adalah proses penggajian karyawan pada umumnya:
Hitung reimbursement
Tak jarang karena pekerjaan membuat karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan perusahaan. Contohnya adalah biaya penginapan saat perjalanan dinas, biaya jamuan untuk partner perusahaan, dan sebagainya. Biaya tersebut masuk kedalam proses reimbursement. Karyawan yang menalangi biaya tersebut akan mendapat penggantian sesuai dengan jumlah nominal yang ia keluarkan dan akan diproses dalam aplikasi penggajian.
Hitung jam kehadiran
Karyawan yang datang sesuai jam kehadiran akan menerima upah yang sesuai. Terkadang perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran tergantung posisi dan jabatan karyawan. Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem aplikasi sehingga akan di akumulasikan kedalam payroll karyawan.
Proses payroll
Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen gaji seperti lembur, pajak, dan lain-lain, selanjutnya staff HRD akan melakukan proses perhitungan gaji. Selanjutnya staff HRD akan mengirimkan gaji yang sudah selesai diproses ke nomor rekening karyawan.
Tahapan diatas cukup dilakukan dengan beberapa klik tombol dan sistem akan otomatis menjalankannya. Gaji masing-masing karyawan langsung ditransfer ke rekening saat itu juga. Kemudian karyawan akan menerima gajinya saat itu juga. Cepat sekali, bukan?
Bagaimana Cara Mendapatkan Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik?
Setelah mengetahui mengapa perusahaan perlu menggunakan aplikasi gaji karyawan, tentunya perusahaan ingin mendapatkan aplikasi terbaik untuk perusahaan mereka. Ada banyak berbagai vendor yang menawarkan aplikasi di luar sana.
Perusahaan diwajibkan untuk lebih selektif dalam memilih vendor mana yang paling tepat untuk menyajikan aplikasi sesuai kebutuhan. Inilah beberapa tips bagaimana cara untuk mendapatkan aplikasi gaji karyawan terbaik:
Apakah sistem aplikasi berbasis online?
Aplikasi berbasis online lebih mudah digunakan dibandingkan aplikasi offline. Data dan informasi bisa diakses dimana saja dan kapan saja selama masih terkoneksi dengan internet. Sementara aplikasi offline mengharuskan HRD untuk data ke kantor ketika membutuhkan data dan informasi gaji karyawan sewaktu-waktu.
Mengikuti perubahan regulasi ketenagakerjaan.
Perubahan regulasi ketenagakerjaan berpengaruh terhadap komponen pada perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem harus mampu beradaptasi dan diperbaharui agar sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan terbaru.
Terintegrasi.
Aplikasi dengan sistem yang saling terintegrasi mampu menghitung seluruh komponen gaji karyawan dengan otomatis dan akurat. Contohnya, salah satu komponen gaji adalah data kehadiran karyawan. Aplikasi dapat mengintegrasikan data kehadiran karyawan ke dalam sistem sehingga HRD tidak perlu menginput secara manual. Jumlah gaji bersih karyawan pun lebih valid.
Mengikuti UU Ketenagakerjaan dan regulasi pajak.
UU ketenagakerjaan dan regulasi pajak merupakan landasan perusahaan dalam melakukan pembayaran gaji dan potongan pajak penghasilan dari gaji karyawan. Pilih aplikasi yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan regulasi pajak agar legalitas perusahaan tidak diragukan keabsahannya.
Aman dan rahasia.
Komponen gaji bersifat konfidensial dan tidak boleh jatuh ke tangan yang tak bertanggung jawab. Kemungkinan akses dan manipulasi dari oknum tak bertanggung jawab justru semakin besar jika komponen gaji disimpan pada perangkat keras di kantor. Komponen gaji karyawan jauh lebih terjamin keamanannya dalam cloud server.
Apakah pelayanan sigap?
Permasalahan aplikasi tiba-tiba muncul. Bagaimana cara vendor menangani keluhan pelanggan? Apakah sigap atau tidak? Vendor yang profesional dan berkualitas adalah vendor yang mampu membantu client menyelesaikan hambatan dan menyediakan bantuan terbaik saat client mengalami hambatan dalam menggunakan aplikasi.
Informasi dan Pemesanan Software Payroll
Anda dapat mengundang kami juga untuk presentasi Software Payroll Omegasoft ini ke kantor Anda. Hubungi kami di 0819 9530 2077 atau info@akuntanesia.id sekarang juga. Kami siap membantu setiap permasalahan Software Payroll Omegasoft di kantor Anda.
